Seit Erscheinen des Praxisleitfadens im Jahr 2011 haben die Autoren Magali Baumgartner und Michael Leifeld die Inhalte bei zahlreichen Veranstaltungen vorgestellt und mit den Teilnehmern intensiv diskutiert. Dabei sind viele Sachverhalte und Aspekte angesprochen und kritisch hinterfragt worden. Viele Teilnehmer haben Ergänzungsvorschläge gemacht. Die geäußerten Ideen und Wünsche wurden von den Autoren aufgenommen.

Die Grundstruktur des Praxisleitfadens bleibt mit der Orientierung an dem Business-Prozess in 8 Schritten erhalten. Der Business-Prozess hat sich in der Praxis sehr bewährt.

In den Fokus gerückt ist die Analyse der Rahmenbedingungen, die im eigenen Unternehmen gegeben sind und an denen sich die Optimierung eines Prozesses für die Beschaffung von Lieferantendokumentation orientieren muss. Dabei geht es zum einen um die technischen Voraussetzungen im Unternehmen wie den Stand der Digitalisierung von internen und externen Prozessen, aber es geht genauso um vorhandene organisatorische Strukturen und interpersonelle Verhältnisse, die in jedem Unternehmen anders sind.

Die Analyse und Bewertung der Rahmenbedingungen sind die Voraussetzungen, um einen für alle Seiten verbesserten Prozess zur Beschaffung, Verarbeitung und Bereitstellung von Lieferantendokumentation erfolgreich einzuführen

Außerdem wurde der Praxisleitfaden erweitert um die Inhalte:

• Papier versus elektronische Dokumentation / Daten statt Dokumente
• Dokumentenmanagement und Records Management
• PDM-Datenmodell zum Automatisieren des Bestellvorgangs
• weitere Beispiele und Checklisten aus der Praxis

Der Praxisleitfaden soll Technischen Redakteur:innen, Redaktionsverantwortliche und das Management dabei unterstützen,

• den Gesamtprozess zu analysieren,
• die Prozessschritte mit ihren Zuständigkeiten und Definitionen zu identifizieren und zu erklären, sowie
• im eigenen Unternehmen Vorschläge zur Verbesserung zu machen.

Ziel ist es, im eigenen Unternehmen einen definierten, einheitlichen, sich wiederholenden und kontrollierbaren Prozess einzurichten – denn einheitliche und optimierte Prozesse bedeuten wirtschaftlichen Vorsprung.

Um dieses Ziel zu erreichen, gibt der Leitfaden Hilfestellung bei der Frage der Integrationstiefe von Lieferantendokumentationen. Er stellt dafür zahlreiche Checklisten und Beispieldokumente bereit, die an das eigene Unternehmen angepasst werden können. Die Beispiele sind erfahrungsbasierte Lösungen, die die Autoren in selbst erfolgreich einsetzen.

Die Publikation richtet sich an die Verantwortlichen von Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus wie von deren Lieferanten. Angesprochen werden dabei neben der Technischen Dokumentation auch die Projekt-, Vertriebs-, Einkaufs- und Ausführungsabteilungen.