Technische Dokumentation und Technologie

Am 11. April 2025 fand die Kooperationsveranstaltung Netzwerk@PDK und Landesverbandstagung der tekom Österreich zum Thema Technische Dokumentation und Technologie an der Fachhochschule Oberösterreich Campus Wels statt. Organisiert von der tekom Österreich und der FH Oberösterreich, bot die Veranstaltung eine Plattform für Expert/inn/en und Interessierte, um sich über die neuesten Entwicklungen auszutauschen und zu vernetzen. Gut 80 Personen hatten sich versammelt, um den Tag gemeinsam zu gestalten.

Welche Technologien werden aktuell in der technischen Dokumentation verwendet?
Welche Technologien könnten zukünftig genutzt werden?

Bei dieser Veranstaltung kamen renommierte Fachleute aus dem In- und Ausland zusammen, um genau diese Fragen zu diskutieren und ihr Wissen mit dem interessierten Publikum zu teilen:

• FH-Prof. Mag. Dr. Georg Löckinger: Professor für technische Kommunikation an der Fachhochschule Oberösterreich. Promovierter Fachübersetzer und Terminologiewissenschaftler, Mitwirkender in nationalen und internationalen Normungsgremien.
• Assoz. Prof. Dr. Dagmar Gromann: Assoziierte Professorin des Zentrums für Translationswissenschaft der Universität Wien. Arbeit und Forschung mit Informations- und Termextraktion und Sprachtechnologien sowie deren sozio-technischen Auswirkungen.
• Eugen Styrz: Gründer und Eigentümer von STYRZ – Technische Redaktion e.K.
  Seine Kernkompetenzen sind Strategie, digitale Disruption, Unternehmertum, innovatives Branding & Marketing, New Work und Leadership.
• Barbara Inge Karsch: Terminologieberaterin und -trainerin für ihr Unternehmen BIK Terminology aus den USA, Mitglied der amerikanischen ISO-Delegation und arbeitet seit über 15 Jahren an der Überarbeitung wichtiger Normen mit.
• Klaus Fleischmann: Geschäftsführer von Kaleidoscope GmbH. Studierte Konferenzdolmetschen und Technische Kommunikation in Österreich und Kalifornien. Implementierung von marktführenden Technologien für Content und Übersetzungen und Ergänzung dieser Grundlage mit eigenen Lösungen für unternehmensweites Terminologiemanagement.
• Harald Stadlbauer: Geschäftsführer der NINEFEB Unternehmensgruppe. Weiterentwicklung der Technischen Kommunikation, Technischen Dokumentation sowie dem eLearning zur intelligenten Bereitstellung.

Die Veranstaltung begann mit einer herzlichen Begrüßung durch die Vizedekanin FH-Prof. Mag. Dr. Sandra Mühlböck von der FH Oberösterreich und Michael Valent von tekom Österreich.

Text … Technologie … Terminologie – Einführung und Anwendungsszenarien

Den Startschuss zu den Vorträgen gab Herr FH-Prof. Mag. Dr. Georg Löckinger, Professor für technische Kommunikation im Studiengang Produktdesign und Technische Kommunikation, mit seinem Vortrag Text … Technologie … Terminologie – Einführung und Anwendungsszenarien. Die Teilnehmenden wurden in die Welt der sprachbasierten technischen Kommunikation eingeführt und die Anwendungsszenarien moderner Terminologiearbeit erläutert. In dem Vortrag wurde die Bedeutung präziser Terminologie für die technische Dokumentation betont und anhand praktischer Beispiele gezeigt, wie moderne Technologien Fachübersetzungen und Terminologiearbeit unterstützen können. Der Fokus lag auf der Terminologieextraktion und der Textkorpuserstellung. Es wurde veranschaulicht, wie die Technologie helfen kann, terminologische Daten aus großen Textmengen zu extrahieren und zu verwalten, um die Konsistenz und Qualität der Dokumentation zu verbessern.

Im ersten praktischen Anwendungsbeispiel wurde veranschaulicht, wie die technische Dokumentation durch gezielte Terminologiearbeit unterstützt werden kann. Dabei wurde eine Stoppwortliste verwendet, um relevante Bezeichnungen und Wortverbindungen aus Texten herauszufiltern. Im zweiten praktischen Anwendungsbeispiel ging es darum, einen Textkorpus für die fachsprachliche Recherche zu nutzen. Hierbei wurden relevante PDF-Dateien, unter Verwendung von Software-Tools wie beispielsweise BootCat und dem Microsoft 365 Copilot Chat, gesucht und in einer Liste zusammengestellt.

Maschinelle Übersetzung im Zeitalter der Large Language Models (LLMs)

Im Anschluss daran präsentierte Frau Dr. Dagmar Gromann, Assoziierte Professorin des Zentrums für Translationswissenschaft der Universität Wien, ihren Vortrag Maschinelle Übersetzung im Zeitalter der Large Language Models (LLMs). In diesem Vortrag wurden die Herausforderungen und Chancen, die durch die neuesten Entwicklungen in der maschinellen Übersetzung entstehen, genauer beleuchtet. Der Vortrag konzentrierte sich auf die Fortschritte in der maschinellen Übersetzung durch LLMs und die Auswirkungen dieser Technologien auf die technische Kommunikation. Es wurde aufgezeigt, wie LLMs die Qualität und Effizienz von Übersetzungen verbessern können und welche neuen Möglichkeiten sich dadurch für die technische Dokumentation ergeben.

Die ethischen und praktischen Herausforderungen, die mit der Nutzung von LLMs verbunden sind, wurden ebenso beleuchtet und mögliche Lösungsansätze diskutiert. Darüber hinaus wurde auf verschiedenste Aspekte des Prompt Engineerings eingegangen, darunter beispielsweise allgemeine Tipps, den Aufbau eines umfangreichen Prompts, Few-Shot Prompting oder auch Translating Through Self-Reflection (TasTe).

Aufladen und Netzwerken - Pause!

Nach diesen beiden spannenden Vorträgen war es an der Zeit, die Energiespeicher beim Mittagessen wieder aufzufüllen. Sowohl das Mittags- als auch das Kaffee- und Mehlspeisenbuffet am Nachmittag waren perfekt von der FH Oberösterreich organisiert. Und – alles schmeckte einfach herrlich!

Während der Mittagspause war außerdem noch genügend Zeit, um zu Netzwerken und neue Kontakte zu knüpfen. Diese Gelegenheiten wurden intensiv genutzt, um geballtes Wissen auszutauschen und zu diskutieren. Die entspannte Atmosphäre und die kulinarischen Genüsse boten den perfekten Rahmen, um sich mit anderen Anwesenden auszutauschen und wertvolle Gespräche zu führen.

Zukunft der Softwaredokumentation: Chancen und Herausforderungen durch Künstliche Intelligenz

Nach der Mittagspause folgte der Vortrag von Herrn Eugen Styrz, Gründer und Eigentümer von STYRZ – Technische Redaktion e.K, über die Zukunft der Softwaredokumentation: Chancen und Herausforderungen durch Künstliche Intelligenz. Es wurde aufgezeigt, wie KI die Erstellung und Verwaltung von Softwaredokumentationen revolutionieren kann und welche neuen Möglichkeiten sich dadurch eröffnen.

In dem Vortrag wurden die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von KI in der Softwaredokumentation aufgezeigt und konkrete Beispiele und Fallstudien, die die Vorteile und Herausforderungen dieser Technologien veranschaulichen, präsentiert. Die Wichtigkeit der richtigen Implementation und Nutzung von KI-gesteuerten Tools, um die Qualität und Konsistenz der Dokumentation zu gewährleisten, wurde aufgezeigt. Styrz bezog sich in seinem Vortrag auf die Bachelor-Thesis von Marleen Probian (Inbound-Marketing & Learning Platform Specialist bei STYRZ) zum Thema Künstliche Intelligenz im Berufsfeld der technischen Kommunikation – Eine empirische Analyse zu Wahrnehmung, Möglichkeiten und Konsequenzen am Arbeitsplatz. Die Herausforderungen in der Softwaredokumentation, wie beispielsweise Zeitdruck, Toolvielfalt und den Aufwand für Übersetzung und Lokalisierung, wurden aufgezeigt. Künstliche Intelligenz bietet hier Automatisierungspotenziale, um den Erwartungen und dem Druck gerecht zu werden.

#1 Meetup: „Technologien für Terminologiearbeit“

Das Meetup wurde von Barbara Inge Karsch geleitet und von Georg Löckinger unterstützt. Schwerpunktmäßig wurde über folgende Themenschwerpunkte diskutiert:

• Wie und mit welchen Tools machen es die Profis?
• UI-Strings
• Tools: kostenlose vs. kostenpflichtige
• Terminologie-Lobbying
• KI-Unterstützung bei Extraktion und Überführung in Termbank

Ein zentrales Ergebnis der Diskussion war, dass der Prozess wichtiger ist als die verwendeten Tools. Kostenlose Tools haben in der Regel weniger Funktionen als kostenpflichtige, dafür ist das Ausprobieren und Testen einfacher möglich. Es wurden verschiedene Lobbying-Möglichkeiten besprochen, darunter Schulungen, Newsletter und Gamification, um die Terminologiearbeit zu fördern. Bei UI-Strings wurde betont, dass das Microsoft-Glossar berücksichtigt und auch Phrasen in die Termbank aufgenommen werden sollten.

Die Kompetenzen im Bereich der Terminologiearbeit wurden ebenfalls thematisiert. Das Berufsbild des Rates für Deutschsprachige Terminologie ist frei verfügbar und zeigt, dass jeder in diesen Bereich einsteigen kann, wobei soziale Kompetenzen unabdingbar sind. Die ÖNORM ISO 26162-1/2/3, die sich mit dem Management von Terminologieressourcen und Terminologiedatenbanken befasst, wurde ebenfalls erwähnt.

Ein weiterer wichtiger Punkt war die Unterstützung durch KI. Terminologieextraktion ist auch mit KI gut möglich, beispielsweise mit MS Copilot. Das Tool TermCatch wurde als nützlich für die Extraktion und Gruppierung von Terminologie vorgestellt.

#2 Meetup: „Doku-Automatisierung jetzt und demnächst“

Das Meetup wurde von Harald Stadlbauer geleitet und von Eugen Styrz unterstützt. Das Meetup begann mit einer Bestandsaufnahme, bei der folgende Fragen geklärt wurden:

• Welche Prozesse oder Tätigkeiten wurden von den Teilnehmenden schon automatisiert?
• Welche Vorteile oder messbare Einsparungen ergeben sich dadurch?

Es wurde diskutiert, welche Vorteile und messbaren Einsparungen sich durch diese Automatisierungen ergeben. Dabei zeigte sich, dass der Einsatz von KI-Techniken bei vielen Unternehmen noch kein großes Thema ist. Dennoch gibt es innovative Ansätze mit klassischen Methoden, wie beispielsweise Parsern, um z.B. Konfigurationen aus dem Quellcode zu lesen und diese zu publizieren, Screenshot-Automatisierung und mehr. Eine wichtige Frage, die aufkam, war, ab wann die Automatisierung bei bestimmten Aufgaben aufwändiger wird als die Dokumentation „zu Fuß“ zu erstellen.

Im weiteren Verlauf des Meetups wurden Ideen für die Zukunft diskutiert. Es kamen viele gute Ideen zusammen, obwohl noch nicht sicher ist, wie sich die LLMs weiterentwickeln werden. Die Teilnehmenden tauschten sich über mögliche zukünftige Entwicklungen und deren Auswirkungen auf die technische Dokumentation und die Nutzung von KI im Unternehmen aus.

#3 Meetup: „Zuverlässige und produktive KI im Unternehmen dank TechDok“

Das Meetup wurde von Klaus Fleischmann geleitet und von Dagmar Gromann unterstützt. Ein zentraler Punkt der Diskussion war die Bedeutung eines guten und richtigen Datenbestands, mit dem die KI gefüttert wird. Die technische Dokumentation bietet hier mit ihren kleinen Wissensbausteinen und Metadaten aus dem Redaktionssystem einen wichtigen und wertvollen Beitrag. Es wurde betont, dass dieses Wissen teilweise noch mit den AI-Abteilungen in den Firmen bekannt gemacht werden muss. Auch das Thema Datensicherheit in Bezug auf KI und Cloud wurde angesprochen und diskutiert.

Ein weiteres Thema war die Bildgenerierung und Screenshots. Hier wurde festgestellt, dass das Nachbearbeiten von Screenshots mit KI noch schwierig ist und es wohl im Moment noch einfacher ist, Bilder automatisiert zu erstellen. Die KI-Bildgenerierung ist noch nicht so weit fortgeschritten, dass beispielsweise Handlungsschritte immer mit derselben Person generiert werden können oder dass Personen und Gegenstände originalgetreu dargestellt werden.

Ein wichtiger Punkt aus dem Plenum war, dass Daten und Metadaten von CAD-Files mittels KI in die Dokumentation einfließen könnten. Dies wäre ein großer Vorteil für die Zukunft, wenn es möglich ist. Die Revision von Text und Syntax wurde ebenfalls thematisiert. Das Überarbeiten von Terminologie und Syntax ist schon in einigen Software-Tools möglich und auf Basis der vorhandenen Daten und Terminologiedatenbanken relativ gut umsetzbar.

Das Meetup bot eine wertvolle Gelegenheit, sich über die aktuellen Herausforderungen und Möglichkeiten der KI im Unternehmen auszutauschen und neue Ideen für die Zukunft zu entwickeln.

Abschlussdiskussion & gemütlicher Stammtisch

In der Abschlussdiskussion wurden die Ergebnisse aus den verschiedenen Meetups noch einmal vorgestellt, sodass alle Teilnehmenden auch die Inputs aus den anderen Sessions mitbekamen.

Zum Abschluss gab es eine Verlosung mit tollen Preisen der Sponsoren. Wer freut sich nicht über einen Schulungstag mit Profis, eine originale Wiener Sachertorte oder einen guten Rotwein aus Frankreich? In diesem Sinne gebührt den Sponsoren ein besonderer Dank, die diese großartige Veranstaltung ermöglicht haben:

• STYRZ – Technische Redaktion e.K.
• Fluid Topics
• BIK Terminology
• Ninefeb-Gruppe
• Kaleidoscope Group

Außerdem bedanken wir uns beim Studiengang Produktdesign und Technische Kommunikation der FH Oberösterreich für die abermals tolle und problemlose Organisation.

Der Tag klang bei einem gemeinsamen Stammtisch in einem nahegelegenen Lokal aus, bei dem etwa 20 Personen bis 22 Uhr den Tag Revue passieren ließen.

Manuela Müller