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LV-Tagung: (Selbst-) Management in der Technischen Kommunikation - wage den nächsten Schritt! (21.09.2018)

Franz Steiner, tekom Österreich

19 Personen (13 Mitglieder und 6 Interessenten) kamen im WIFI Kärnten in Klagenfurt zusammen, um zu erfahren, was Management in der Technischen Dokumentation bedeutet und warum Selbstmanagement eine ganz wesentliche Voraussetzung ist. Drei sehr erfahrene Experten beleuchteten das Thema aus unterschiedlichen Gesichtspunkten, vermittelten neue Einsichten und standen den Teilnehmern den ganzen Tag über Rede und Antwort.

Von der Selbst- zur Mitarbeiterführung

Eva Reiterer, MSc (MEINRAD.cc) stellte gleich am Beginn ihres Vortrags fest, dass jeder Mensch andere Menschen führt und alle Verantwortung tragen, nicht nur diejenigen, die offiziell zuständig sind. Sie zeigte das an einem sehr anschaulichen Beispiel: Bei einem 4-tägigen "Cold Exposure"-Event, an dem die Referentin teilgenommen hatte, mussten die Teilnehmer unter anderem bei -10 °C Eisbäder nehmen und mit bloßem Oberkörper Wanderungen machen. Bei einer Schneeschuhwanderung über 13 km mit 3 Eisbädern bekam ein Teilnehmer große gesundheitliche Probleme, doch keiner der eigentlich Verantwortlichen kümmerte sich um ihn – bis schließlich die Referentin die Initiative ergriff und damit selbständig Verantwortung übernahm.

Am Anfang jeder Mitarbeiterführung steht die Fähigkeit zur Selbstführung: Erst wenn man selbst Visionen hat, seine Mission kennt und in der Lage ist, sich SMART-Ziele (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminlich begrenzt) zu setzen, kann man andere anleiten. Das konnten die Teilnehmer auch gleich an einem selbst gewählten Beispiel ausprobieren.  Die Übung wurde mit einem "Fear Setting" (nach Tim Ferriss) abgeschlossen, bei dem man sich verschiedene Fragen zu den eigenen Ängsten bezüglich der Planumsetzung Gedanken machen musste. Als gute Lebensphilosophie für Führungskräfte empfahl Eva Reiterer den Stoizismus.

Anschließend stellte sie das wichtigste Werkzeug der Mitarbeiterführung vor, das noch dazu kostenlos ist: Wertschätzung. Mitarbeiter kündigen zu 75 % nicht Jobs oder Firmen, sondern (direkte) Vorgesetzte. Monetäre Anreize wirken nur relativ kurze Zeit – ganz im Gegensatz zur Wertschätzung. Diese muss allerdings auf die jeweilige Person zugeschnitten und authentisch persönlich überbracht werden. Man unterscheidet folgende "Sprachen der Wertschätzung", die je nach Bedarf einzeln oder kombiniert angewendet werden können:

1.       Lob und Anerkennung (z. B. "Toll gemacht!")

2.       Sich Zeit nehmen (z. B. Kaffee, Mittagessen)

3.       Hilfsbereitschaft (Unterstützung anbieten)

4.       Geschenke (z. B. Schokolade)

5.       Körperkontakt (z. B. Schulterklopfen, Händedruck, High Five)

Eva Reiterer empfahl den Teilnehmern, ein Mitarbeiterjournal zu führen und darin sachlich und wertschätzend alles festzuhalten, was man in 2 Monaten noch wissen möchte. Dieses Journal dient auch als Basis für Mitarbeitergespräche.

Am Ende ihres Vortrags stellte die Referentin kurz das in ihrem Unternehmen verwendete Online-Büro "Sococo" (www.sococo.com) vor, das die Zusammenarbeit von verteilten Teams wesentlich erleichtert. Als bestimmenden Merksatz für die Mitarbeiterführung gab sie den Teilnehmern mit: Sicherheit steckt an, Unsicherheit auch!

Abteilungsleiter – was nun?

Klaus Baumgartner, Msc (AVL List GmbH) erläuterte in seinem Vortrag zunächst die historische Entwicklung der Technischen Dokumentation in seinem Unternehmen von dezentralen Dokumentationsarbeitsplätzen bis zur Gründung einer eigenen Dokumentationsabteilung, deren Leitung er 2011 übernahm und somit vom Mitarbeiter zum Vorgesetzten wurde. Viel höher als ursprünglich gedacht ist seiner Erfahrung nach der Aufwand für die Themenbereiche Personal, Troubleshooting, Kommunikation und "Rechtfertigung" der Technischen Dokumentation. 

Durch immer höhere Anforderungen ist es notwendig, sich permanent Gedanken über Effizienzsteigerung zu machen, die Einführung von Dokumentationsprozessen und expliziten Qualitätsprüfungen waren dabei wichtige Schritte. Besondere Herausforderungen sind auch die Themen agile Entwicklung und Zusammenarbeit in verteilten Teams.

Als Abteilungsleiter muss man sich stets auch Gedanken über die Weiterentwicklung der Abteilung machen. So berichtete Klaus Baumgartner beispielsweise über die gerade laufende Einführung eines Redaktionssystems und die Integration von maschineller Übersetzung in den Lokalisierungsprozess. Für 2019 ist außerdem ein erstes Treffen aller Technischen Autoren seiner Firma weltweit in Graz geplant.

Der Sprung ins kalte Wasser: Selbstständigkeit

Ing. Michael Plattner (itl GmbH) berichtete über seinen Weg aus einem Angestelltenverhältnis (Leitung einer Abteilung mit 12 Mitarbeitern) in die Selbständigkeit. Hätte er damals schon gewusst, was alles auf ihn Zukunft, noch bevor er den ersten Euro Umsatz gemacht hat, hätte er es sich vielleicht anders überlegt, doch so wagte er den Schritt und hat ihn nie bereut.

Was also war zu tun, bevor sich der Referent aufs Eigentliche konzentrieren konnte:

  1. Gewerbe (itl GmbH hat 4) anmelden, Geheim-/Rahmenverträge mit Kunden abschließen (Beweislastumkehr, steigende Schadenersatzforderungen)
  2. Bilanz & Datenschutz (DSGVO)
  3. AUVA & Arbeitsinspektorat
  4. Compliance
  5. Büro &Arbeitsverträge
  6. IT & Zertifizierungen
  7. Marketing & Vertrieb
  8. Mitarbeiter

Michael Plattner hat sich bei diesen Themen durchgekämpft und die itl GmbH zu einem erfolgreichen Unternehmen mit sehr positiver Umsatzentwicklung gemacht. Ganz besonders stolz ist der Referent jedoch, wenn er bei der Weihnachtsfeier in die Gesichter der Mitarbeiter seines selbst aufgebauten Teams blickt.

Podiumsdiskussion

In der abschließenden Podiumsdiskussion wurden verschiedene Themen des Tages reflektiert. Alle Fragen konnten zufriedenstellend beantwortet werden, verschiedene Beiträge lieferten zusätzliche Erkenntnisse und Einsichten. 2 Beispiele von Eva Reiterer:

  • Wenn man sich und seine Mitarbeiter als Familie betrachtet, kann die Angst, sie zu enttäuschen, erdrückend sein. Diese Angst gilt es zu überwinden (siehe "Cold Exposure"-Event), das Leben geht weiter – Stoizismus ist dabei sehr hilfreich.
  • Bei Bewerbungsgesprächen immer fragen, wie die Kultur bei früheren Firmen war. Das erleichtert die Integration neuer Mitarbeiter.

Ausklang am Wörthersee

Zum Ausklang gab es noch ein gemütliches Beisammensein am Wörthersee mit einem wunderschönen Sonnenuntergang.

Dankeschön

Ein großes Dankeschön an die Sponsoren, die uns – neben unseren Mitgliedern – diese Veranstaltung ermöglicht haben:

Vortragsunterlagen

Die Unterlagen stehen tekom-Mitgliedern im Bereich Downloads zur Verfügung.
Zum Download... (nur für Mitglieder)

Fotoimpressionen (von Michael Valent)

Thema
Willkommen
Begrüßungskaffee/-tee 1
Begrüßungskaffee/-tee 2
Begrüßungskaffee/-tee 3
Eva Reiterer
Praktische Übung
Wohlverdiente Mittagspause
Klaus Baumgartner
Info-Corner
Kaffeepause
Auditorium
Michael Plattner
Ausklang am Wörthersee 1
Ausklang am Wörthersee 2