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LV-Treffen: Kaufen allein ist noch keine Lösung: Wie führe ich ein Redaktionssystem erfolgreich ein? (03.03.2017)

Yvonne Gasser, tekom Österreich

47 Teilnehmerinnen und Teilnehmer (35 Mitglieder und 12 Interessenten) kamen am 03. März 2017 in das Landeskulturzentrum Ursulinenhof (Linz) und tauschten sich darüber aus, was es bedeutet, ein Redaktionssystem einzuführen.

Einleitend erhob Helmut Mack (Opens external link in new windowMack Technische Dokumentation), in welcher Phase der Einführung eines Redaktionssystems sich die Teilnehmer gerade befänden. Dabei stellte sich heraus, dass die wenigsten bereits ein Redaktionssystem im Produktivbetrieb haben. Ein etwas größerer Teil beschäftigt sich gerade mit der Planung und Vorbereitung, doch die Mehrheit der Anwesenden ist mitten in der Einführungsphase und erhoffte sich entsprechende Tipps und Tricks zur Unterstützung.

In der Folge ging der Referent darauf ein, wie wichtig die Vorbereitungsphase sei, wenn man mit dem Gedanken spiele, ein Redaktionssystem einzuführen. Der Analyse des Ist- und Sollzustands muss genügend Zeit eingeräumt werden, damit klar wird, welche Anforderungen an die Dokumentation und die zugehörigen Prozesse gestellt werden und welche Optimierungen mit einem Redaktionssystem umgesetzt werden sollen. Als Beispiel nannte der Referent die Qualität der bestehenden Inhalte: Will man alten Wein in neuen Schläuchen (wie der Titel des Vortrags in Abwandlung eines Opens external link in new windowBibelzitats ironisch impliziert), d. h. können/sollen die bestehenden Inhalte übernommen werden oder nutzt man die Chance der Einführung eines Redaktionssystems zum Überarbeiten und neu Strukturieren des Bestehenden? Eine kritische Prüfung sei unbedingt notwendig, so Helmut Macks Plädoyer.

Dem schloss sich auch der zweite Referent an. Ralf Steiner (Opens external link in new windowDokuschmiede GmbH) nahm die Zuhörer mit auf eine Zeitreise, indem er zwei Projekte verglich, bei denen er selbst beteiligt war – einmal im Jahr 2005, als er als Redakteur bei der Einführung eines Redaktionssystems mitarbeitete, und einmal im Jahr 2015 als Berater der Technischen Redaktion eines Unternehmens. Bei allen Unterschieden und technologischen Veränderungen zeigte sich ein Faktor als absolut entscheidend: der Mensch. Ein Redaktionssystem kann noch so gut und hilfreich sein, es nützt nichts, wenn diejenigen, die damit arbeiten sollen, nicht einbezogen werden. Der Referent appellierte an die Entscheidungsträger, die Technischen Redakteure einzubeziehen und Begeisterung zu wecken; nur so kann das Redaktionssystem ein Erfolg werden und der Funke auf weitere Abteilungen überspringen.

Dieser Funke war ganz klar zu spüren, als Alexander Klapfer (Opens external link in new windowTechnoAlpin S.p.A.) sein Projekt aus Anwendersicht vorstellte und eindeutig die Aussagen seiner Vorredner bestätigte. In seinem Praxisbericht zeigte der Referent auf, mit welcher Systematik er und sein Team vorgegangen waren, um den Ist- und Sollzustand zu evaluieren und schließlich ein Redaktionssystem auszuwählen. Neben den harten Fakten (Variantensteuerung, Autorenunterstützung, Sprachmanagement, um nur ein paar zu nennen) wurden bei der Auswahl des Lieferanten auch subjektive Kriterien berücksichtigt, wie z. B. die persönliche Betreuung oder der Standort des Firmensitzes. Nach der fundierten Analyse wurde das Redaktionssystem eingeführt und erfreut sich laut Alexander Klapfer mittlerweile so großer Beliebtheit, dass andere Abteilungen bereits Schlange stehen, um auch etwas beitragen zu können.

Von einer Erfolgsgeschichte berichtete auch Norbert Klinnert (Opens external link in new windowNoxum GmbH), der die Einführung eines Redaktionssystems bei der Pöttinger Landtechnik GmbH begleitet hatte. Mit diesem Großprojekt wurde eine Anbindung des Redaktionssystems an das interne ERP-System und den SDL-WorldServer umgesetzt. Unter der Schirmherrschaft der firmeneigenen IT wurde so eine einmalige Systemlandschaft geschaffen, von der nicht nur die Technische Redaktion profitiert, sondern an der auch weitere Abteilungen partizipieren, wie z. B. Marketing und Vertrieb.

Zum Schluss der Veranstaltung standen die Referenten an runden Tischen für spezifische Fragen der Teilnehmer zur Verfügung. Die dabei behandelten Themen spannten einen weiten Bogen: Von Sorgen und Nöten bei der gerade stattfindenden Einführungsphase bis hin zu konkreten Tipps, welches Redaktionssystem wohl das geeignetste in dieser oder jener Situation wäre. Gerne wurde auch Anekdoten aus dem Berufsleben der vortragenden Profis gelauscht.

 

Wir bedanken uns herzlich beim Landeskulturzentrum Ursulinenhof und Kulinario für den tollen und professionellen Service. Ein herzliches Dankeschön geht auch an die Referenten und alle Teilnehmer, die mit ihrem Einsatz zu einem spannenden und informativen Tag beigetragen haben.

Vortragsunterlagen

Die Unterlagen stehen tekom-Mitgliedern im Bereich Downloads zur Verfügung.
Opens internal link in current windowZum Download... (nur für Mitglieder)

Erstes Kennenlernen beim Begrüßungskaffee
Helmut Mack, Mack Technische Dokumentation
Ralf Steiner, Dokuschmiede GmbH
Mittagessen im Restaurant Stadtliebe
Alexander Klapfer, TechnoAlpin S.p.A.
Norbert Klinnert, Noxum GmbH
Vorträge, die zum Diskutieren anregen
Runder Tisch ("Doku-Speeddating") zum Abrunden der Veranstaltung